Kennst Du das auch? Mehrere Programme gleichzeitig geöffnet – E-Mails in einem Fenster, die Kundendatenbank in einem anderen, und dazu noch eine Excel-Tabelle, die als Notlösung für die Verwaltung von Vertriebs-Pipelines dient. Um wichtige Kundeninformationen zu aktualisieren, musst Du Daten von einem Programm ins nächste importieren – was leider nicht immer reibungslos funktioniert. Vielleicht gibst Du sogar dieselben Informationen in verschiedene Systeme doppelt ein. Das kostet Zeit und Nerven.
Wenn Dir dieser Arbeitsalltag bekannt vorkommt, dann ist es an der Zeit, ein CRM-System zu finden, das Deine Prozesse vereinheitlicht, manuelle Eingaben reduziert und Dir hilft, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Deine Kunden.
1. Verstehe die Anforderungen Deines Unternehmens
Bevor Du Dich auf die Suche nach einem geeigneten CRM machst, musst Du genau wissen, welche Anforderungen Dein Unternehmen hat. Die Implementierung eines CRM-Systems ist eine Investition, und um das beste Tool zu finden, solltest Du klare Ziele und Prioritäten definieren.
Welche Fragen solltest Du Dir stellen?
- Welche Abteilungen sollen das CRM nutzen? Vertrieb, Marketing, Kundenservice?
- Welche Prozesse müssen verbessert werden? Lead-Management, Kundenkommunikation, Datenanalyse?
- Welche Datenquellen sind für Dein Unternehmen wichtig? Wie sollen diese in das CRM integriert werden?

2. Marktüberblick: Anbieter und Funktionen vergleichen
Es gibt eine Vielzahl von CRM-Anbietern auf dem Markt, von branchenübergreifenden Lösungen wie Salesforce, Pipedrive oder HubSpot bis hin zu spezialisierten Systemen für bestimmte Branchen. Doch nicht jedes CRM-System passt zu jedem Unternehmen.
Was zeichnet gute CRM-Anbieter aus?
- Benutzerfreundlichkeit: Ist das System intuitiv und leicht erlernbar?
- Anpassungsfähigkeit: Kann das CRM an die spezifischen Bedürfnisse Deines Unternehmens angepasst werden?
- Branchenspezifische Lösungen: Gibt es Anbieter, die speziell für Deine Branche entwickelte Funktionen anbieten?
Wo und wie recherchieren? Verwende Vergleichsportale wie Capterra oder G2, um Erfahrungsberichte anderer Unternehmen einzusehen. Prüfe, wie gut die Anbieter in Deiner Branche abschneiden und welche Funktionen besonders hervorgehoben werden.
3. Bewertung der Funktionalität eines CRM-Systems
Die Funktionen eines CRM-Systems sollten im Einklang mit den Zielen und Arbeitsabläufen Deines Unternehmens stehen. Einige zentrale Funktionen, die Du berücksichtigen solltest, sind:
- Lead-Management: Kann das CRM Leads effizient nachverfolgen und bewerten?
- Sales-Pipeline: Wie übersichtlich ist die Verwaltung von Verkaufsprozessen?
- Marketingautomatisierung: Unterstützt das CRM die Durchführung von Kampagnen, E-Mail-Marketing und das Segmentieren von Kundenlisten?
- Kundensupport: Bietet das System integrierte Tools für den Kundenservice, wie z.B. Ticket-Systeme?
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Automatisierung. Ein gutes CRM spart Zeit, indem es wiederkehrende Aufgaben automatisiert. Denk dabei an automatisierte E-Mails, Aufgabenverteilungen oder Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen.
4. Benutzerfreundlichkeit und Schulung: Die Nutzerperspektive einbeziehen
Selbst das beste CRM wird wenig Nutzen bringen, wenn Deine Mitarbeiter es nicht gut bedienen können. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist daher unerlässlich.
- Onboarding und Schulungen: Achte darauf, dass der Anbieter umfangreiche Schulungen und Support anbietet. Ob Video-Tutorials, Webinare oder individuelle Schulungen – das CRM sollte alle Benutzer unterstützen, schnell produktiv zu werden.
- Intuitivität der Benutzeroberfläche: Lass verschiedene Abteilungen das CRM testen und sammle Feedback, wie einfach sie die wichtigsten Funktionen nutzen konnten.
5. Integration und Skalierbarkeit: Denke an die Zukunft
CRM-Systeme funktionieren selten allein. Sie müssen in die bestehende Software-Landschaft integriert werden, um den größtmöglichen Nutzen zu entfalten.
- Integration: Das CRM sollte sich reibungslos mit Deinen vorhandenen Systemen verbinden lassen – dazu zählen ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware, E-Mail-Marketing-Tools und mehr.
- API-Verfügbarkeit (Application Programming Interface): Prüfe, ob das CRM eine offene API bietet, also eine Schnittstelle, die es zwei Softwareanwendungen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen, um individuelle Erweiterungen und Anpassungen zu ermöglichen.
- Skalierbarkeit: Das CRM muss mit Deinem Unternehmen wachsen können. Achte darauf, dass Du problemlos neue Nutzer hinzufügen oder zusätzliche Funktionen integrieren kannst.
6. Kosten und Support: Das richtige Preis-Leistungs-Verhältnis finden
Die Kosten eines CRM-Systems können je nach Anbieter und Funktionsumfang stark variieren. Achte darauf, nicht nur den Grundpreis zu prüfen, sondern auch versteckte Kosten wie für Schulungen, Support oder zusätzliche Module.
- Preismodell: Erkundige Dich nach flexiblen Preismodellen, die sich an Dein Unternehmenswachstum anpassen. So kannst Du die Ausgaben im Griff behalten.
- Support und Wartung: Ein zuverlässiger Kundensupport ist entscheidend. Achte darauf, dass der Anbieter schnellen und umfassenden Support bietet – idealerweise rund um die Uhr.
7. Datenschutz und Sicherheit: DSGVO und Datensicherheit als Pflicht
In einer Zeit, in der Daten ein wertvolles Gut sind, spielt Datensicherheit eine zentrale Rolle bei der Auswahl eines CRM-Systems. Stelle sicher, dass das CRM die DSGVO erfüllt und dass Deine Kundendaten sicher gespeichert und verwaltet werden.
- DSGVO-Konformität: Vergewissere Dich, dass der Anbieter die Datenschutzbestimmungen einhält, insbesondere wenn Du in der EU tätig bist.
- Sicherheitsmaßnahmen: Frage nach, welche Maßnahmen der Anbieter zum Schutz vor Datenverlust oder Cyberangriffen ergreift.
8. Teste das CRM: Eine fundierte Entscheidung treffen
Bevor Du Dich endgültig für ein CRM entscheidest, solltest Du eine Testversion oder eine Pilotphase durchführen. Das gibt Dir und Deinem Team die Möglichkeit, das CRM im Alltag zu testen und herauszufinden, ob es wirklich alle Anforderungen erfüllt.
- Testmethodik: Erstelle eine Liste mit Kriterien, die das CRM in der Testphase erfüllen muss. Lass verschiedene Abteilungen testen und hole Dir umfassendes Feedback.
- Pilotphase: Teste das CRM in einer realen Umgebung mit einer kleinen Nutzergruppe, um eventuelle Probleme vor der Einführung im gesamten Unternehmen zu identifizieren.
Das richtige CRM als langfristige Investition
Die Wahl eines CRM-Systems ist eine weitreichende Entscheidung, die die Arbeitsweise Deines Unternehmens auf lange Sicht verändern kann. Ein gut ausgewähltes CRM hilft Dir nicht nur dabei, Deine Prozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten, sondern trägt auch dazu bei, Kundenbeziehungen zu stärken und letztlich Deinen Geschäftserfolg zu steigern.









